Política de privacidad y tratamiento de datos personales

1. Responsable del tratamiento

• XOLKEN S.A.S., sociedad por acciones simplificada, NIT 902.119.676-3.
• Domicilio: Envigado, Antioquia (Colombia).
• Dirección: Calle 36 D Sur #27, Envigado, Antioquia.
• Correo: soporte@xolken.com. Teléfono: +57 321 623 8394.

Ese correo es el canal para consultas, reclamos y cualquier solicitud sobre tus datos. Esta política se rige por la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015) y las demás normas colombianas de protección de datos personales.

2. A quién aplica

Solen es una aplicación de tareas, calendario y trabajo en equipo de uso interno: la usan el equipo del responsable y las personas a quienes este invita. No está dirigida a menores de 18 años y no recogemos datos de niños, niñas ni adolescentes.

3. Qué datos tratamos

• Tu cuenta: correo, el nombre que quieras mostrar (opcional), contraseña (la guarda cifrada nuestro proveedor de autenticación; Solen nunca la ve), fecha de registro y la prueba de que aceptaste esta política (versión y fecha).
• Si entras con Google: Google nos envía tu nombre, tu correo y tu foto de perfil. Usamos el nombre solo si no has puesto otro en Solen, y el correo para identificar tu cuenta. La foto la borramos al recibirla y nunca la guardamos ni la mostramos. Entrar con Google no da acceso a tu calendario: eso es un permiso aparte (sección 4). Puedes vincular o desvincular Google en Ajustes → Cuenta.
• Lo que escribes en Solen: espacios, tareas, eventos, notas, recordatorios, pitches, apuestas, scopes, comentarios y menciones, y tus preferencias (zona horaria, avisos).
• Tus organizaciones: a cuáles perteneces, tu rol y, si las configuras, tus horas de foco y tu ventana de trabajo.
• Tus calendarios de Google y Microsoft, solo si los conectas (detalle en la sección 4).
• Datos técnicos: el registro de actividad de tu organización (quién hizo qué y cuándo), el registro de envío de avisos, tu bandeja de notificaciones (lo que Solen te avisó y si lo leíste) y las cookies de sesión.

No pedimos datos sensibles. Si escribes alguno en una tarea, un evento o un comentario, solo se usa para mostrártelo a ti y a quien tenga acceso a ese espacio.

4. Calendarios de Google y Microsoft

Si conectas tu cuenta de Google o de Microsoft (Outlook), Solen pide permiso de lectura de tu calendario y lee:

• el correo y el nombre de esa cuenta;
• la lista de tus calendarios (nombre, color y zona horaria);
• los eventos de los calendarios que tú elijas sincronizar: título, horario, descripción, ubicación, asistentes y estado, desde 30 días atrás hasta 180 días adelante.

Solo si activas «Publicar en» en un evento, Solen te pide además permiso de escritura (calendar.events en Google, Calendars.ReadWrite en Microsoft) y crea, cambia y borra en tu calendario únicamente los eventos que creaste en Solen y elegiste publicar. Nunca toca los demás eventos de tu calendario.

Mesa de apuestas con Meet. Cuando un dueño de la organización activa Meet en la mesa de apuestas, Solen envía a Google, desde la cuenta del anfitrión, el correo de cada miembro de la organización como invitado al evento, y Google les envía la invitación por correo. Por eso, al activarlo, los correos de los miembros salen de Solen hacia Google.

Invitados que escribes en un evento. En cualquier evento que publiques en Google puedes escribir correos de invitados. Esos correos son datos de terceros: Solen los guarda solo para enviarlos a Google, los ve únicamente quien los escribió y se borran junto con el evento o con su publicación. Quien los escribe declara que puede compartirlos con Google para ese fin.

5. Para qué los usamos

• Prestarte el servicio: organizar tus tareas, eventos, espacios y ciclos de trabajo.
• Mostrar y publicar los calendarios que elijas, y ayudarte a preparar tus reuniones.
• Colaborar en tu organización: asignaciones, comentarios, menciones, actividad y tu «ocupado».
• Enviarte los avisos que configures.
• Mantener la seguridad del servicio y darte soporte cuando lo pidas.

No vendemos tus datos, no los usamos para publicidad, no hacemos perfiles comerciales y no los usamos para entrenar modelos de inteligencia artificial.

6. Uso limitado de los datos de Google

El uso y la transferencia a cualquier otra aplicación de la información recibida de las API de Google por parte de Solen se ajustará a la Política de datos de usuario de los servicios de API de Google, incluidos los requisitos de uso limitado. Nadie lee esos datos, salvo que tú lo pidas para darte soporte, que haga falta por seguridad o que lo exija la ley.

7. Quién más los ve

Dentro de Solen, los demás miembros de tus organizaciones ven tu nombre (o, si no pusiste uno, la primera parte de tu correo) y tu correo, lo que pones en espacios compartidos y, de tus calendarios, solo que estás ocupado (las horas, sin título ni detalle), salvo que tú pongas un evento en un espacio compartido. Fuera de Solen, solo los encargados de la sección 8, para prestar el servicio.

8. Encargados y transferencia internacional

Para funcionar, Solen usa estos proveedores, que tratan datos por cuenta del responsable:

• Supabase: base de datos y autenticación (guarda todo lo de la sección 3).
• Google Cloud (Google LLC): aloja y ejecuta la aplicación.
• Google: te permite entrar con tu cuenta de Google si lo eliges; además de sincronizar tus calendarios, envía por correo las invitaciones de los eventos que publicas con invitados y de la mesa de apuestas con Meet (sección 4).
• Servicios de notificaciones push (Apple, Google o Mozilla, según el navegador de cada dispositivo): transportan cada aviso cifrado hasta el dispositivo que activaste. No pueden leer su contenido; solo ven a qué dispositivo va y cuándo.

Sus servidores pueden estar fuera de Colombia, entre otros en Estados Unidos. Al aceptar esta política autorizas esa transferencia, que se hace solo para prestar el servicio y con proveedores que aplican medidas de seguridad reconocidas.

9. Seguridad

Todas las conexiones van cifradas con TLS. Las credenciales de acceso a Google y Microsoft se guardan cifradas con AES-256-GCM. La base de datos aplica control de acceso por fila: cada persona solo puede leer lo que le corresponde.

10. Cuánto tiempo los guardamos

• Mientras tengas cuenta en Solen.
• Los eventos de calendarios externos, solo dentro de la ventana de 30 días atrás y 180 adelante; cada día se borra lo que queda fuera.
• El registro de envío de avisos, 30 días.
• Tu bandeja de notificaciones, 90 días.
• Al eliminar tu cuenta se borra todo (sección 13).

11. Tus derechos

Como titular de tus datos tienes derecho a:

• conocer, actualizar y rectificar tus datos;
• pedir prueba de la autorización que diste;
• ser informado del uso que se les da;
• revocar la autorización y pedir que se supriman, cuando no haya un deber legal de conservarlos;
• acceder a ellos gratis;
• presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (sic.gov.co) después de haber hecho el trámite de consulta o reclamo ante el responsable.

12. Cómo ejercerlos

Casi todo lo puedes hacer tú desde Solen: editar o borrar lo que escribiste, desconectar tus calendarios y eliminar tu cuenta. Para lo demás, escribe a soporte@xolken.com con tu nombre, el correo de tu cuenta y lo que pides.

• Consultas (qué datos tenemos y cómo los usamos): respuesta en máximo 10 días hábiles. Si no es posible en ese plazo, te avisamos el motivo y respondemos en máximo 5 días hábiles más.
• Reclamos (corregir, actualizar, suprimir o señalar un incumplimiento): respuesta en máximo 15 días hábiles, prorrogables hasta 8 días hábiles más avisando el motivo. Si el reclamo está incompleto, te pedimos completarlo en los 5 días siguientes; si pasan 2 meses sin respuesta, se entiende que desististe.

13. Eliminar tu cuenta

En Ajustes, «Eliminar mi cuenta» borra tu cuenta y tus datos: tu perfil, tu organización personal, tus espacios privados con todo lo que contienen, y tus avisos y comentarios. Si tienes calendarios conectados, primero se desconectan (así se revoca el acceso en Google). En los espacios compartidos de una organización, lo que creaste pasa a quien creó cada espacio, para no romper el trabajo del equipo; si eras el único dueño de una organización con más miembros, otro miembro pasa a ser dueño.

También puedes quitar el acceso a tus calendarios desde myaccount.google.com/permissions (Google) o account.live.com/consent/Manage (Microsoft).

14. Cookies

Solen solo usa cookies necesarias: la de tu sesión, la que recuerda tu organización activa y la que recuerda en cada dispositivo si elegiste el tema claro u oscuro. No hay cookies de analítica ni de publicidad.

15. Registro Nacional de Bases de Datos

El responsable es una sociedad cuyos activos totales no superan 100.000 UVT, por lo que no está obligada a inscribir sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos.

16. Vigencia y cambios

Esta política rige desde la fecha de arriba y mientras Solen esté en funcionamiento. Si cambia de forma sustancial, te avisaremos dentro de Solen y te pediremos aceptarla de nuevo antes de seguir usándola.